管理者メニューの「ドキュメント管理」においてファイルを読み込ませることができない場合、以下の原因が考えられます。
1. 読み込み可能な文字情報が含まれていない
ファイル内の多くがグラフやイラストなどの画像情報で占められている場合や、紙の資料をスキャンして画像化したPDFの場合、文書検索（RAG）機能が正しく動作するために必要な文字情報を読み込むことができず、ファイルのアップロードが拒否されることがあります。
【対処方法】
文字情報をテキストデータとして抽出・認識可能な状態にしたファイル、またはテキスト情報のみを記載したファイルを準備し、再度アップロードをお試しください。
2. 1ファイルあたりの容量が10MBを超えている
システムの安定稼働および回答精度を考慮し、1ファイルあたりのアップロード可能なサイズは10MB以下を推奨しております。
そのため、10MBを超えるファイルをアップロードしようとすると、アップロードエラーが発生することがあります。
【対処方法】
ファイルサイズが10MBを超える場合は、ページまたは行の区切りで分割するなどして、複数ファイルを作成し、アップロードをお試しください。
3. ファイアウォールによってブロックされている
PDFファイルのエンコーディングによっては、ファイアウォールによってファイルのアップロードがブロックされることがあります。
【対処方法】
PDF/A形式に変換することで、アップロードが可能になる場合があります。
■PDFファイルを新規作成・保存する際
PDF/Aのオプションにチェックを入れることで対応可能です。
■非PDF/AのPDFファイルをWindows PCでPDF/Aに変換する方法（Adobe Acrobat Proを使用）
Adobe Acrobat Proをお持ちの場合、以下の手順でPDF/A形式に変換できます。
【手順】
- Adobe Acrobat Proを開き、変換したいPDFファイルを開きます。
- 左上隅の「ファイル」をクリックし、ドロップダウンメニューから「別名で保存」を選択します。
- 「その他のオプション」にマウスを置き、「PDF/A」を選択します。
- 必要なPDF/A適合レベルを選択できるダイアログボックスが表示されます。ほとんどの目的には、PDF/A-1b (RGB) で十分です。
- 「OK」をクリックし、PDF/Aファイルを保存する場所を選択します。
※1 Adobe Acrobat Proは無料のソフトウェアではないことにご注意ください。
※2 オンラインコンバーターの利用について
Adobe Acrobat Proをお持ちでない場合やご利用いただけない場合は、オンラインのコンバーター（例: www.pdfonline.com など）を使って形式の変換が可能です。ただし、機密文書をオンラインサービスにアップロードされる際は、情報漏洩やプライバシーの問題に十分ご注意ください。
■非PDF/AのPDFファイルをWindows PCでPDF/Aに変換する方法（Microsoft Wordを使用）
Microsoft Wordを利用できる場合、それを使用してドキュメントをPDF/Aとして保存することもできます。
【手順】
- Microsoft WordでPDFを開きます。
- 「ファイル」をクリックし、「名前をつけて保存」を選択します。
- 「保存するファイルの種類」のドロップダウンから「PDF」を選択します。
- 「オプション」をクリックします。
- オプションダイアログボックスで、「ISO 19005-1準拠（PDF/A）」というボックスにチェックを入れます。
- 「OK」をクリックし、「保存」をクリックします。
なお、ファイル内に複雑なレイアウトやマルチメディアコンテンツが含まれている場合、PDF/Aに変換すると、ドキュメントのレイアウトや書式が変更される可能性があることにご留意ください。
4. PDFファイルの機密度が「confidential」になっている
PDFファイルの機密度設定によっては、ファイルの読み込みができないことがあります。
【対処方法】
PDFの機密度を「confidential」から「public」などに変更してください。
機密度変更後、再度ファイルのアップロードをお試しください。
なお、機密度変更の操作方法はご利用の環境によって異なりますので、お手数ですがご自身でご確認いただくようお願いいたします。