ドキュメント管理画面に関して、本記事では主な変更点や注意点を取りまとめております。
目次
主な変更点
①親フォルダーと子フォルダーの2階層構造になりました
②アップローダーの方にもフォルダー追加いただけるようになりました
③フォルダー・ドキュメント検索が可能になりました
④ドキュメントの削除や移動を一括で操作可能になりました
⑤ドキュメントの概要を生成する機能が追加されました
アップデート時の注意点
①既存のフォルダー・ドキュメントについて
②フォルダーに紐づくグループ権限について
操作方法の詳細に関しては、下記の記事をご覧ください。
> ドキュメント管理の操作手順
■主な変更点
①親フォルダーと子フォルダーの2階層構造になりました
・これまでの課題
1階層のフォルダーだと視認性が悪い。
・今回の変更
「親フォルダー」を作成し、配下に「子フォルダー」を作成することで、
目的・部門別の親フォルダー/子フォルダー/ドキュメント構成が可能になりました。
既存のフォルダー・ドキュメントに関しても上記の構造になるようにアップデート時に変更されます。
（アップデート時の注意点①既存のフォルダー・ドキュメントについてをご確認ください。）
【基本の使い方】
まず最初に親フォルダーを作成して、特定のグループAを付与いただきます。
以降、グループAのアップローダー以上の方が、その配下に子フォルダーを作成すると
以下のようになります。
▼親フォルダー（グループA）
・子フォルダー①（グループA）
・子フォルダー②（グループA）
・子フォルダー③（グループA）
子フォルダー①②③ともにグループAの方が利用可能です。
【こんなときは】
親フォルダーは以下にある特定の子フォルダー②のみを、グループAだけではなく
他グループBとも共用したい場合は、下記のようにグループ付与いただくことも可能です。
この操作は、組織オーナーもしくはグループのA・B両方でアップローダー権限をお持ちの方に
操作いただけます。
▼親フォルダー（グループA）
・子フォルダー①（グループA）
・子フォルダー②（グループA・B）
・子フォルダー③（グループA）
子フォルダー①③はグループAの方のみが利用可能で、
子フォルダー②はグループAの方もグループBの方も利用可能です。
②アップローダーの方にもフォルダー追加いただけるようになりました
・これまでの課題
アップローダーが特定のフォルダーしか使えず、1フォルダー内に目的の異なるドキュメントを過度に
多数格納し、RAGの精度が出ない。
・今回の変更
アップローダーの方にも適切なフォルダー作成とその配下へのドキュメント格納を行えることで、
アップローダー自身が担当業務に合わせて柔軟にRAGの利用ができます。
また、今回の変更を踏まえた各種操作権限に関しては、下記の記事をご覧ください。
> 各種権限における利用・操作可能なオプション
③フォルダー・ドキュメント検索が可能になりました
・これまでの課題
フォルダーやドキュメントを探せない。
・今回の変更
複数のフォルダーやドキュメントを検索や絞り込みにて特定できるようになりました。
④ドキュメントの削除や移動を一括で操作可能になりました
・これまでの課題
ドキュメントの一括操作ができない。
・今回の変更
チェックを入れたドキュメントの削除および、別の子フォルダーへの移動が可能になりました。
⑤ドキュメントの概要を生成する機能が追加されました
・これまでの課題
過去に追加したドキュメントの中身が分からない。
・今回の変更
生成AIがドキュメントの概要を自動生成して概要欄に記入する機能が追加されました。
フォルダーの「ドキュメントの概要を自動で生成する」というトグルをオンにすると、
そのフォルダー内のドキュメントについて生成AIが夜間に概要を自動生成して概要欄に記入します。
また、特定のドキュメントのみ指定して概要生成することも可能です。
※概要の自動生成にあたっての追加の費用はかかりません。
アップロードしたドキュメントの内容が後から分からなくなるという状況を回避するのに
お役立てください。
■アップデート時の注意点
①既存のフォルダー・ドキュメントについて
既存のフォルダーおよびドキュメントについては、2階層構造に対応させるために下記の状態に
変更されます。
アップデート前
"フォルダー_a" > "ドキュメント_1"
アップデート後
"企業名_ランダムな文字列"（親フォルダー） > "フォルダー_a"（子フォルダー） > "ドキュメント_1"
なお、各フォルダーとドキュメントの関係性やフォルダーごとのグループ設定などは
全てアップデート前の状態が引き継がれます。
②フォルダーに紐づくグループ権限について
「①既存のフォルダー・ドキュメントについて」でご説明した通り、既存のフォルダー・ドキュメントに関しては全て自動で作成される"企業名_ランダムな文字列"の親フォルダー内に配置されます。
既存フォルダー外交した"企業名_ランダムな文字列"の親フォルダーに対しては、
特にグループを付与するといった変更を加えずに今まで通り配下の子フォルダーをご利用いただけます。
フォルダー・ドキュメントの配置を整理する際は、新たに作成した親フォルダーに対して
既存のフォルダーを配置することを推奨しています。