本記事では、「ドキュメント管理」画面の操作手順をご紹介します。
「ドキュメント管理」の概要については下記の記事もご参照ください。
ドキュメント管理画面リニューアルのお知らせ
目次
■ドキュメント管理の考え方
■ドキュメント管理の考え方
ドキュメント管理では、アップロードするドキュメントを下記の構成で配置します。
"親フォルダー" > "子フォルダー" > "各ドキュメント"
親フォルダーと子フォルダーには、それぞれグループを紐づけることでドキュメントを利用できる
メンバーを限定できます。※グループについては、「アカウント管理」から設定する必要があります。
【基本の使い方】
まず最初に親フォルダを作成して、特定のグループAを付与いただきます。
以降、グループAのアップローダー以上の方が、その配下に子フォルダを作成すると
以下のようになります。
▼ 親フォルダ（グループA）
・子フォルダ①（グループA）
・子フォルダ②（グループA）
・子フォルダ③（グループA）
子フォルダ①②③ともにグループAの方が利用可能です。
【こんなときは】
親フォルダ配下にある特定の子フォルダ②のみを、グループAだけではなく、他グループBとも
共用したい場合は、下記のようにグループ付与いただくことも可能です。
この操作は、組織のオーナーもしくはグループのA・B両方でアップローダー権限をお持ちの方に
操作いただけます。
▼ 親フォルダ（グループA）
・子フォルダ①（グループA）
・子フォルダ②（グループA・B）
・子フォルダ③（グループA）
子フォルダ①③はグループAの方のみが利用可能で、子フォルダ②はグループAの方もグループBの方も
利用可能です
■ドキュメント管理画面の操作
(1)親フォルダーの作成
a)画面上の「＋」ボタンを押下
b)任意のフォルダー名とグループを設定して、「追加する」ボタンを押下
(2)子フォルダーの作成
a)親フォルダーを選択した上で「＋」ボタンを押下し、「子フォルダーを追加」ボタンを押下
b)任意のフォルダー名とグループを設定して、「追加する」ボタンを押下
※グループには、親フォルダーに設定されているグループがデフォルトで記入されます。
(3)ドキュメントのアップロード
ドキュメントをアップロードしたい子フォルダーを選択した状態で、下図青枠に対象のドキュメントを
ドラッグ&ドロップ
もしくは、「ドキュメントを選択」ボタンを押下し、UIから対象のドキュメントを選択
(4)フォルダー・ドキュメントの移動
フォルダーの移動
a)移動させたい子フォルダーを選択し、「⋮」ボタンを押下し、「フォルダーを移動」ボタンを押下
b)移動先の親フォルダーを選択し、「移動する」ボタンを押下
ドキュメントの移動
a)移動させたいドキュメントを選択し、「ドキュメントを移動」ボタンを押下
b)移動先を親フォルダー > 子フォルダーの順に選択し、「移動する」ボタンを押下
(5)フォルダー・ドキュメントの検索
a)画面上の検索欄に検索したい文字列を入力
検索結果の画面では、下記のようなルールで表記されます。
・親フォルダー：ファイルのようなアイコン
・子フォルダー：「・」記号
・ドキュメント：アイコン無し
各フォルダー・ドキュメントに対して、「⋮」ボタンを押下することで操作を行うことが可能です。