エクサベース AIは、総務部門のさまざまな業務で活用いただけます。本記事は、実務でそのままコピーして利用できるプロンプトをまとめた事例集です。10の活用シーンを順番にご紹介します。
1. 本資料の使い方
本資料に掲載されているプロンプトは、以下の3ステップで簡単に利用できます。
- プロンプトをコピーする：各事例の「すぐに使えるプロンプト例」をそのままコピーします。
- 内容を書き換える：プロンプト内の
【 】で囲まれた部分を、あなたの状況に合わせて具体的に書き換えます。 - 送信して結果を確認する：送信ボタンを押すだけです。出力された内容を確認し、必要に応じて追加の指示を出します。
2. 実務で使える10のプロンプト活用事例
総務業務の活用シーンに合わせたプロンプト例を順番にご紹介します。
事例1：社内規定の改訂と新旧対照表
就業規則や社内ルールの改訂案を作成する際、現行規定との矛盾がないかをチェックします。変更点をまとめた新旧対照表や従業員への周知文も同時に作成可能です。
プロンプト
以下の社内規定について、改訂案を作成してください。
また、新旧対照表と従業員向けの周知文も作成してください。
■ 改訂対象：【テレワーク勤務規定】
■ 改訂理由：【週5日テレワーク可能に変更するため】
■ 主な変更点：【出社義務日数を週3日→週0日に緩和】
■ 現行規定：【ここに現行規定の該当部分を貼り付け】
矛盾する条項がないかもチェックしてください。事例2：社内問い合わせ対応 (FAQ)
従業員からの頻出質問に対し、社内規定やマニュアルを基に回答を生成します。回答品質の均一化と、総務への直接の問い合わせ削減に寄与します。
プロンプト
以下の社内規定を参照して、従業員からの質問に回答してください。
規定に記載がない場合は「規定に記載がないため、総務部にお問い合わせください」と回答してください。
■ 従業員からの質問：
【祖父が亡くなった場合、忌引き休暇は何日取得できますか？】
■ 参照する社内規定：【ここに慶弔休暇に関する規定を貼り付け】事例3：議事録の作成とToDo抽出
会議音声から要約・決定事項・ToDoを自動抽出するためのプロンプトです。取締役会などの記録から、担当者や期限を明記したネクストアクションを整理できます。
プロンプト
以下の会議の文字起こしから、議事録を作成してください。
■ 出力形式：
1. 会議概要（日時、参加者、目的）
2. 議題ごとの要約（3行程度）
3. 決定事項（箇条書き）
4. ToDo（担当者、期限を明記）
5. 次回予定
■ 会議の文字起こし：【ここに文字起こしテキストを貼り付け】事例4：事故・トラブル報告書の分析
4M分析（人・機械・材料・方法）で原因分析と再発防止策を提案するためのプロンプトです。インシデント報告から根本原因を整理し、網羅性の高い対策を立案できます。
プロンプト
以下のインシデント報告を分析し、4M分析（Man/Machine/Material/Method）の観点から原因を整理してください。また、再発防止策を優先度順に提案してください。
■ インシデント概要：【事務所内で従業員が段ボール箱につまずいて転倒、軽傷】
■ 発生状況の詳細：【ここに報告書の内容を貼り付け】
■ 出力形式：4M分析結果（表形式）、根本原因、再発防止策（短期/中長期）事例5：社内イベント・福利厚生のアイデア
テーマに沿った施策案をブレインストーミングするためのプロンプトです。実施難易度や予算、期待効果などの軸で複数のアイデアを評価・選定できます。
プロンプト
以下の条件で社内イベントのアイデアを10個提案してください。
各アイデアには「実施難易度」「期待効果」「概算予算」も付けてください。
■ テーマ：【リモートワーク下でのチームビルディング】
■ 対象者：【全社員 約200名（拠点分散）】
■ 予算感：【1回あたり50万円以内】
■ 制約条件：【オンライン参加も可能にしたい】事例6：クレーム対応・謝罪文の作成
状況に応じた謝罪文や回答案を作成するためのプロンプトです。誠意を伝えつつ、炎上リスクを回避するための適切なトーン調整が行えます。
プロンプト
以下のクレームに対する謝罪文を作成してください。
誠意が伝わりつつも、過度な責任を認めない表現でお願いします。
■ クレーム内容：【近隣住民から「駐車場での従業員の話し声がうるさい」との苦情】
■ 事実確認の結果：【喫煙所が駐車場に近く、休憩時間に会話している従業員がいた】
■ 今後の対応方針：【喫煙所の移設を検討中、当面は注意喚起を実施】
■ 回答手段：【書面での回答】事例7：備品・施設利用のマニュアル作成
操作手順から分かりやすいマニュアルを生成するためのプロンプトです。ITに詳しくない従業員でも迷わず操作できる表現や、トラブル対処法をまとめられます。
プロンプト
以下の操作手順を基に、誰でも分かるマニュアルを作成してください。
ITに詳しくない従業員でも迷わず操作できる表現でお願いします。
■ 対象システム：【会議室予約システム（Outlook連携）】
■ 対象読者：【全従業員（ITリテラシーは様々）】
■ 操作手順：Outlookを開く→予定表で日時選択→「新しい会議」→場所欄で会議室選択→送信
■ 含めてほしい内容：【よくあるトラブルと対処法】事例8：社内広報・通達文の作成と校正
トーンチェック付きの社内通達文を作成するためのプロンプトです。威圧感を与えない「お願い」のトーンを維持しつつ、誤解を招かない文章を作成できます。
プロンプト
以下の内容で、全社向けの通達文を作成してください。
「お願い」のトーンで、強制感や威圧感が出ないよう注意してください。
■ 通達内容：【年末年始の届出書類の提出期限について】
■ 伝えたいポイント：提出期限は12月20日（金）／届出書類は人事システムからDL／問合せ先は総務部
■ トーン：【丁寧だが簡潔に、親しみやすく】
作成後、威圧的な表現がないかチェックもお願いします。事例9：オフィスレイアウト・防災計画
条件を指定して計画案や備蓄リストを提案するためのプロンプトです。人数や予算、保管スペースに合わせた最適な防災備蓄リストを自動でリストアップできます。
プロンプト
以下の条件で、オフィスの防災備蓄リストを作成してください。
■ 対象人数：【従業員80名】
■ 想定する災害：【地震による帰宅困難（3日間の社内待機）】
■ 予算：【50万円以内】 ■ 保管スペース：【2畳程度の備蓄倉庫】
■ 出力形式：必要品目リスト（カテゴリ別）、数量と概算費用、保管上の注意点、入替スケジュール事例10：契約書の管理と更新期限アラート
契約書から重要情報を抽出し、管理台帳を整理するためのプロンプトです。終了日や解約通知期限などを抽出し、更新漏れや自動更新の見落としを防止できます。
プロンプト
以下の契約書から、管理台帳に必要な情報を抽出してください。
■ 抽出してほしい項目：
・契約書名/契約番号 ・契約相手先（会社名） ・契約開始日/契約終了日
・自動更新の有無 ・解約通知期限（終了の何日前までか） ・契約金額（年額/月額）
■ 契約書本文：【ここに契約書のテキストを貼り付け】
表形式で出力してください。3. 日常業務を効率化するための汎用プロンプト
特定の業務以外でも、日々発生する「手間のかかる作業」をAIに相談することで、活用の幅を広げることができます。何を依頼すればよいか迷ったときは、「今日一番めんどくさい業務」をそのまま伝えてみてください。
4. 活用のポイント
AIを実務に定着させ、成果につなげるための留意事項です。
- まずは真似から この資料のプロンプトをコピーして
【 】内を書き換えるだけで使えます。完璧を目指さず、まず試してみましょう。 - 対話を重ねる 一度で完璧な答えが出るとは限りません。「もっと詳しく」「別の案も」といった追加の指示を出し、精度を高めていきましょう。
- 必ず人が確認 AIの出力は下書き・たたき台として活用し、最終判断と責任は必ず人が持つようにしましょう。
ぜひ気になった事例から試してみてください。