エクサベース AIでは、ツール機能としてファイル出力をご利用いただけます。ファイル出力は、WordファイルやExcelファイル、テキストファイルなどを直接ダウンロード可能な形で生成することができるツールです。
従来は、チャットパートナーが生成した内容をファイルにコピー＆ペーストする必要がありましたが、このツールをオンにすることで、ファイルとして直接ダウンロードできるようになります。
イメージ図：通常は生成された表を手動でコピー＆ペーストする作業も、
ファイル出力ツールを使えばExcelファイルとして直接ダウンロードが可能
本記事では、以下について解説します。
利用方法
まず、チャット入力欄の下にある「ツール」アイコンをクリックし、「ファイル出力」を選択してONの状態にしてください。
その後、チャットで生成したいファイルの内容やファイル形式を指示することで利用できます。
※注意点：「管理者メニュー」の「ツール管理」にて「ファイル出力」を有効化していることが必要です。管理権限がない場合は、管理者に依頼してください。
実際の活用方法や詳細な操作手順については、後述の「利用のコツ」にて詳しく解説しています。
対応可能なファイル種類(拡張子)について
現在、ファイル出力ツールでは以下のファイル種類に対応をしています。
- テキストファイル (.txt)
- Markdownファイル (.md)
- Wordファイル (.docx)
- Excelファイル (.xlsx)
- CSVファイル(.csv)
- JSONファイル(.json)
- HTMLファイル(.html)
- TSVファイル(.tsv)
なお、本ツールではパワーポイント(.pptx)出力には対応しておりません。パワーポイント(.pptx)出力は別ツールとして開発中です。
利用のコツ
ファイルの種類を指定する
「.txtで出して」「Excelファイルにして」など、ファイルの種類を明記することで、意図通りの生成がされやすくなります。
ここでは、例として、Deep Researchで調べた結果をWordファイルにまとめてもらいます。
まず、ツールのDeepResearchとファイル出力をONにした状態で、プロンプトを入力して送信します。
入力したプロンプト：
株式会社エクサウィザーズの事業内容について詳しく調べてまとめ、wordファイルとして出力して
生成が完了すると、「生成されたファイルです！」というメッセージと一緒にファイルが出力されます。
ダウンロードボタン（下記の画像の赤枠部分）を押して、ダウンロードをしてください。
ダウンロードをすると、以下のようなdocxファイルを開くことが可能です。
ファイルの生成を明示的に指示する
特に、Markdownなどのコード記述ファイルでは「Markdownファイルとして出力してください」のように、”ファイルとして出力してほしい”ということを明示的に指示することをおすすめします。
Excelで関数を組み込む
Excelのファイル出力では、セル内に関数を組み込むよう指示することも可能です。具体的にどのような用途で利用し、どのセル（A1、B1など）にどのような情報を配置し、どのような関数を組み込むかを具体的に指示することで、意図通りのファイルが生成されやすくなります。
例として、三角関数を計算するExcelファイルを作成してみます。
まず、ツールのファイル出力をONにした状態で、以下のようなプロンプトを入力して送信します。
入力したプロンプト
以下のexcelファイルを作って：
・1行目はヘッダーを適切に作って
・A2に角度を入力すると、B2にsin, C2にcos, D2にtan(定義できない場
合は なし )を出力する関数を作成
生成されたファイルをダウンロードします。ダウンロードしたファイルを表示すると以下のような画面になりました。
出力されたシートで、A2に角度を入力してみます。
画像：A2に角度として30を入力した際の画像。A2にあわせてB2,C2,D2も計算されています。
画像：A2に角度として60を入力した際の画像。A2にあわせてB2,C2,D2も計算されています。
Excelに複数のシートを作成する
Excelのファイル出力では、1つのファイルに複数のシートを作成することができます。シート名と、各シートに記述してほしい内容を具体的に指示することで、意図通りのファイルが生成されやすくなります。
例として、Deep Researchで歴史について検索した後に、日本とヨーロッパの年表を別シートに分けてExcelにまとめてもらいます。
入力したプロンプト：
DeepResearchで日本とヨーロッパの歴史を調べたあと、Excelのファイルを1つ作成して：
1シート目(日本の年表) - A列が年、B列ができごと
2シート目(ヨーロッパの年表) - A列が年、B列ができごと2枚のシートを持つ1つのファイルが生成できました。
複数のファイルを生成する
複数のファイルを生成したい場合は、1ファイルずつ順番に出力させることで、安定した結果が得られやすくなります。
利用にあたっての注意点
- 通常のチャットパートナーのご利用時と同様に、AIが生成した内容には誤りが含まれる可能性があります。ダウンロードしたファイルの内容をご確認のうえ、ご利用ください。
- HTMLファイルなど、ブラウザ上で動作するファイルについては、意図しない挙動が含まれる可能性があります。ファイルを開く際は内容をご確認のうえ、お客様の責任においてご利用ください。
- ファイル出力時のファイル名は、チャットパートナーが自動的に設定します。プロンプトでファイル名を指定いただいても、意図通りのファイル名にならない場合があります。その場合は、ダウンロード後にファイル名を手動で変更してください。
- LGWANのレギュレーションによりこの機能はご利用いただけないようにしています。
ご利用料金について
本ツールの自体の利用にかかる料金は無料です。
しかし、ファイルへの書き込み文章など、チャットパートナー自体の利用には別途、文字数に応じた従量費用が発生いたします。ご注意ください。
※【for自治体 / forアカデミーご利用の方】
従量課金制ではなく、料金プランごとの利用可能文字数から消費される仕組みです。